Oleh: Wibowo Mukti

Bali, Oktober 2024 – Upaya yang sedang dilakukan oleh Kementerian Pendidikan saat ini adalah untuk menerapkan beberapa inisiatif tentang pemanfaatan data dan inovasi teknologi untuk mendukung reformasi pendidikan, lalu apa yang dilakukan oleh Kementerian dalam melihat berbagai tantangan dan solusi yang ada untuk melakukan berbagai penerapan strategi & mitigasi risiko.

Bagaimanapun pandemi COVID-19 telah mempercepat kebutuhan akan transformasi digital khususnya pada bidang pendidikan, sehingga mengadopsi platform digital sangatlah penting untuk menjaga kesinambungan. Platform-platform yang dikembangkan oleh Kementerian Pendidikan dipandang sebagai pendukung proses transformasi digital pendidikan. Namun, pandemi ini juga menunjukkan berbagai kekurangan baik infrastruktur TIK dan juga manajemen data pendidikan, dimana dua hal tersebut tidak dirancang untuk menangani lonjakan penggunaan layanan digital dalam skala besar. Oleh karena itu, mengatasi kesenjangan tersebut menjadi prioritas yang utama.

Bagaimana kita dapat secara strategis membangun ekosistem digital untuk mendorong inovasi di dalam badan Kementerian?

Kesenjangan Data dan Teknologi Informasi Komunikasi

Tantangan / isu dalam optimalisasi data dan infrastruktur TIK yang ada, dapat difokuskan pada tiga bidang utama:

1. Skalabilitas Infrastruktur TIK – Peningkatan permintaan platform digital yang tiba-tiba tentunya juga memerlukan dukungan infrastruktur terukur yang dapat menangani data dan aktivitas pengguna dalam skala besar. Sistem yang ada sering kali tidak memiliki kapasitas untuk melakukan pengelolaan secara efisien, sehingga menyebabkan masalah seperti kinerja yang lambat atau putusnya layanan (downtime).
2. Platform Data dan Teknologi yang belum sepenuhnya terintegrasi pada lintas Unit Utama – Unit yang berbeda sering kali beroperasi secara terpisah, menggunakan sistem yang berbeda untuk pengelolaan Kurangnya integrasi ini menyebabkan inefisiensi, duplikasi data, dan tantangan dalam menerapkan komunikasi efektif antar sistem, sehingga menyulitkan akses atau pemanfaatan data sebagai referensi dalam pengambilan keputusan pada organisasi.
3. Sistem Keamanan Data yang Rentan – Dengan meningkatnya ketergantungan pada platform digital, tentunya yang menjadi ancaman adalah serangan siber dan penyalahgunaan data yang meningkat secara signifikan. Kerangka kerja keamanan yang ada tidak cukup kuat untuk melindungi informasi sensitif, sehingga menyebabkan sistem pendidikan rentan terhadap insiden keamanan.

Untuk mengatasi kesenjangan ini, strategi yang dilakukan berfokus pada bidang-bidang perbaikan yang prioritas dan utama yaitu

Pemanfaatan Infrastruktur Cloud – Memindahkan infrastruktur TIK ke cloud untuk pengembangan platform prioritas, ini dapat memberikan skalabilitas yang diperlukan untuk menangani data dan lalu lintas pengguna dalam jumlah besar. Infrastruktur cloud memungkinkan skalabilitas yang lebih fleksibel dan sesuai permintaan dimana hal ini membantu mengurangi downtime dan isu performa, memastikan bahwa platform dapat mengakomodasi kebutuhan yang terus meningkat tanpa memerlukan investasi infrastruktur fisik yang signifikan dan proses pengadaan yang panjang.

Kualitas Data – Meningkatkan kualitas data menjadi penting sebagai referensi pengambilan keputusan dan efisiensi dalam menjalankan bisnis proses. Inisiatif ini berfokus untuk memastikan bahwa data lebih akurat, lengkap, dan dapat diandalkan. Hal ini melibatkan manajemen kualitas data, menerapkan standarisasi praktek pengumpulan data dari produsen, dan peningkatan alat dukung pengelola data.

Interoperabilitas Data – Inisiatif ini bertujuan untuk menghilangkan ego sektoral (silo) antar unit yang berbeda dengan menerapkan sistem berkomunikasi dan berbagi data secara baik. Interoperabilitas data sangat penting untuk memungkinkan kolaborasi lintas unit / fungsi dan memastikan bahwa seluruh bagian organisasi dapat mengakses informasi yang sama / Single Source of Truth (SSoT), akurat dan terkini. Dengan mengintegrasikan ke dalam platform satu data pendidikan, hal ini memungkinkan proses yang lebih terkoordinasi dan efisien secara menyeluruh.

Keamanan Data – Mengingat meningkatnya risiko serangan siber dan pelanggaran penggunaan / pemanfaatan data, maka peningkatan keamanan data telah menjadi prioritas utama. Inisiatif ini memerlukan penguatan kerangka keamanan seputar pemanfaatan data, kontrol akses terhadap data, penyimpanan data, serta penerapan protokol keamanan siber yang lebih baik untuk melindungi informasi sensitif yang dimiliki oleh Kementerian, tentunya juga harus berkoordinasi dengan pemangku kepentingan lain yang memang berfokus pada keamanan data.

Transformasi digital dalam pendidikan sebagai respons terhadap konteks ini sangat bergantung pada penetapan kebijakan dan pembangunan infrastruktur TIK yang berkelanjutan, terukur, dan aman. Inisiatif yang diuraikan adalah pemanfaatan infrastruktur cloud, peningkatan kualitas data, interoperabilitas data, dan peningkatan keamanan data. Dengan menerapkan langkah-langkah ini, sistem pendidikan akan lebih siap menghadapi tantangan masa depan, menjaga efisiensi operasional, dan memastikan keberhasilan platform digital untuk reformasi pendidikan berkelanjutan.

Rencana ini mencerminkan perlunya platform digital tidak hanya sebagai solusi sementara, namun juga sebagai pilar dasar bagi masa depan pendidikan, yang memastikan bahwa sistem tersebut memiliki ketahanan dan kemampuan adaptif terhadap perubahan / kebutuhan pendidikan.

mengeksplorasi isu-isu dan implikasinya terhadap transformasi digital dalam pendidikan, khususnya tantangan manajemen tata kelola pada organisasi.

Menguatkan Landasan Kebijakan – Landasan kebijakan sangat penting untuk memandu bagaimana teknologi diterapkan dan dikelola dalam suatu organisasi. Dalam konteks ini, masih adanya kerangka kebijakan yang belum jelas dapat menciptakan ambiguitas dalam tata kelola TIK, sehingga berpotensi menimbulkan inkonsistensi dan upaya yang terfragmentasi di berbagai unit. Tanpa kebijakan yang kohesif, sulit untuk memastikan bahwa inisiatif teknologi selaras dengan tujuan utama agenda transformasi digital.

Implikasi dari kurangnya kebijakan dapat mengakibatkan inefisiensi, karena setiap unit mungkin menggunakan pendekatan yang berbeda dalam penerapan teknologi, sehingga menimbulkan masalah kompatibilitas dan berkurangnya efektivitas platform digital. Hal ini juga meningkatkan risiko kerentanan keamanan, karena kebijakan yang mengatur perlindungan data dan keamanan platform mungkin tidak diterapkan secara konsisten.

Menyeimbangkan Landasan Kebijakan dengan Perkembangan Teknologi – Mengembangkan teknologi tanpa landasan kebijakan yang sesuai dapat mengakibatkan sistem menjadi tidak aman atau terukur. Kebijakan perlu berkembang seiring dengan teknologi untuk menyediakan kerangka kerja yang aman sehingga teknologi dapat terus dikembangkan. Dalam transformasi digital, hal ini berarti menciptakan kebijakan yang tidak hanya mendukung namun juga mengantisipasi kemajuan teknologi, memastikan bahwa inovasi aman, berkelanjutan, adaptif terhadap organisasi maupun pengguna akhir.

Jika kebijakan tidak sejalan dengan perkembangan teknologi, organisasi mungkin akan kesulitan untuk memanfaatkan platform digital secara efektif. Menyeimbangkan kebijakan dan teknologi memastikan bahwa sistem dapat berkembang secara aman dan efisien untuk memenuhi kebutuhan yang terus meningkat.

Tata Kelola yang Efektif untuk Interoperabilitas Data – Interoperabilitas data adalah kemampuan sistem yang berbeda untuk bertukar dan memanfaatkan informasi. Dalam lingkungan multi-entitas, seperti Kementerian pendidikan, data harus mengalir dengan lancar antar unit untuk memberikan pandangan holistik mengenai operasional dan untuk mendukung pengambilan keputusan. Kerangka tata kelola diperlukan untuk menetapkan standar dan protokol berbagi data, memastikan bahwa semua sistem dapat bekerja sama.

Tanpa tata kelola yang menjamin interoperabilitas data, unit dalam organisasi dapat beroperasi secara parsial, yaitu data yang terisolasi dan tidak dapat dengan mudah dibagikan atau diintegrasikan dengan sistem lain. Hal ini membatasi kemampuan organisasi untuk mengambil keputusan berdasarkan data dan memberikan layanan komprehensif kepada pemangku kepentingannya. Tata kelola yang efektif mendorong kolaborasi dan memungkinkan pendekatan terpadu terhadap pengelolaan data di seluruh organisasi.

Mengamankan Platform Digital dan Data Sensitif – Seiring dengan berkembang dan meluasnya penggunaan platform digital, maka perlindungan data sensitif menjadi semakin penting. Hal ini tidak hanya mencakup informasi pengguna tetapi juga data kelembagaan yang penting untuk operasional. Struktur manajemen tata kelola yang kuat diperlukan untuk menegakkan langkah-langkah keamanan data, seperti enkripsi, kontrol akses, audit rutin dan lain-lain.

Tanpa manajemen keamanan yang kuat, platform digital rentan terhadap serangan siber, yang dapat menyebabkan penyalahgunaan data dan hilangnya informasi sensitif. Insiden seperti ini dapat merusak reputasi organisasi, mengurangi kepercayaan di antara para pemangku kepentingan, dan menimbulkan tanggung jawab hukum. Kerangka manajemen tata kelola yang terdefinisi dengan baik, tentunya dapat membantu memitigasi risiko ini dengan menerapkan langkah-langkah keamanan data yang konsisten dan efektif.

Mengatasi Kesenjangan Kompetensi SDM – Mengembangkan dan mengelola platform digital dengan teknologi yang terbaru, tentunya memerlukan keterampilan khusus, seperti keamanan siber, manajemen data, dan integrasi sistem. Jika staf Kementerian tidak memiliki keterampilan ini, hal ini dapat menghambat efektivitas upaya transformasi digital bidang pendidikan. untuk dapat mengatasi kesenjangan keterampilan ini, tentunya ada proses difusi inovasi seperti melibatkan dalam pelatihan personel yang ada, studi tiru dan kemungkinan merekrut talenta baru dengan keahlian yang diperlukan.

Kurangnya personil yang terampil dapat menyebabkan keterlambatan pelaksanaan pengembangan proyek, peningkatan biaya karena kesalahan atau inefisiensi, dan kesulitan dalam memelihara dan mengupdate sistem digital. Dengan berinvestasi pada pengembangan keterampilan, organisasi dapat memastikan bahwa tenaga kerjanya mampu mendukung dan memajukan inisiatif digitalnya, sehingga menghasilkan transformasi yang lebih lancar dan sukses.

Perlunya Analisis Komprehensif dan Strategis – Untuk mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan dengan memanfaatkan platform digital yang baru dikembangkan secara efektif, maka dibutuhkan analisis menyeluruh untuk menilai kompatibilitas, mengidentifikasi peningkatan yang diperlukan, dan merencanakan transisi yang lebih baik. Hal ini melibatkan pemahaman arsitektur pengembangan saat ini, evaluasi kebutuhan pengguna, dan menentukan pendekatan terbaik untuk memaksimalkan penggunaan dan pemanfaatan.

Tanpa analisis strategis, upaya untuk menyelaraskan sistem lama dengan platform baru dapat memberikan hasil yang kurang optimal. Misalnya, integrasi mungkin mengakibatkan gangguan yang sering terjadi, tantangan pemeliharaan, dan pengalaman pengguna yang buruk. Pendekatan yang terencana dengan baik diperlukan untuk memastikan transisi berjalan lancar dan sistem baru memberikan manfaat yang diharapkan tanpa mengorbankan kinerja atau keamanan.

Meningkatkan Infrastruktur ke Teknologi Terbaru – Kementerian dan lembaga yang berbeda seringkali memiliki sistem warisannya sendiri, yang masing-masing memiliki karakteristik dan tingkat kematangan yang unik. Menyatukan sistem-sistem yang berbeda ini ke dalam satu inisiatif transformasi digital dapat menjadi sebuah tantangan karena adanya perbedaan dalam teknologi, proses, dan kebijakan.

Transformasi digital seringkali memerlukan penerapan teknologi canggih, seperti komputasi awan, analisis data besar, bahkan pemanfaatan AI. Teknologi ini memberikan skalabilitas, fleksibilitas, dan kekuatan pemrosesan yang diperlukan untuk mendukung layanan pendidikan modern dan menjadi tren saat ini.

Keberagaman sistem lama dapat mempersulit upaya menciptakan ekosistem digital yang kohesif. Hal ini memerlukan solusi khusus dan pendekatan fleksibel untuk mengakomodasi berbagai tingkat kecanggihan teknologi. Jika tidak dikelola dengan hati-hati, keragaman ini dapat menyebabkan masalah integrasi, pengalaman pengguna yang tidak konsisten, dan peningkatan biaya karena kebutuhan akan solusi khusus untuk setiap sistem.

Kegagalan memperbarui infrastruktur dapat membatasi kemampuan organisasi untuk memanfaatkan teknologi baru, sehingga membatasi kapasitasnya untuk memberikan layanan inovatif. Infrastruktur terkini juga penting untuk mempertahankan tingkat kinerja dan keandalan yang tinggi, yang sangat penting untuk kepuasan pengguna dan efisiensi operasional.

Penerapan transformasi digital dalam pendidikan melibatkan penanganan tantangan tata kelola dan sistem warisan yang signifikan. Tata kelola yang efektif sangat penting untuk menciptakan lingkungan digital yang aman, terukur, dan dapat dioperasikan, sementara pengelolaan sistem lama yang cermat sangat penting untuk memastikan bahwa teknologi baru dapat diintegrasikan dengan baik. Untuk mengatasi tantangan-tantangan ini memerlukan pendekatan strategis yang menyeimbangkan kebijakan dengan teknologi terbaru, memastikan keamanan data, menjembatani kesenjangan keterampilan, dan menyelaraskan sistem lama dengan infrastruktur modern. Dengan mengatasi permasalahan ini secara langsung, organisasi dapat membangun platform digital berkelanjutan yang mendukung tujuan pendidikan dan meningkatkan penyampaian layanan.

Metode Pendekatan untuk Mengatasi Tantangan

Kerangka kerja pengembangan kebijakan yang komprehensif memberikan peta jalan yang jelas untuk sebuah inisiatif, memastikan keselarasan dengan tujuan, sasaran, dan persyaratan peraturan organisasi. dengan kerangka pengembangan ini kita dapat menguraikan kebijakan, prosedur, dan standar yang dibutuhkan untuk memandu pengambilan keputusan dan implementasi.

Manajemen perubahan yang efektif tentu melibatkan pendekatan sistematis untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengelola perubahan organisasi. Hal ini mencakup aktivitas seperti mengidentifikasi pemangku kepentingan, mengkomunikasikan visi perubahan, memprediksi dan mengatasi hambatan atau resiko, memberikan pelatihan dan dukungan, dan memantau kemajuan. Dengan mengelola perubahan secara proaktif, organisasi dapat meminimalkan gangguan dan memaksimalkan manfaat dari inisiatif baru.

Peningkatan secara berkala dan berkelanjutan, hal ini menekankan pembelajaran berkelanjutan, evaluasi, dan penyempurnaan berbagai inisiatif. Hal ini melibatkan pemantauan dan evaluasi kemajuan secara berkala, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan membuat penyesuaian yang diperlukan berdasarkan umpan balik dan data balikan. Pendekatan ini memungkinkan adanya fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan optimalisasi inisiatif yang berkelanjutan.

Dampak terhadap Hasil Inisiatif

Peningkatan keandalan infrastruktur teknologi, dengan menerapkan kerangka pengembangan kebijakan yang kuat dan praktik manajemen perubahan yang efektif, organisasi dapat meningkatkan keandalan dan stabilitas infrastruktur teknologi mereka. Hal ini dapat meningkatkan kinerja, mengurangi terputusnya layanan (downtime), dan meningkatkan kepuasan pengguna layanan.

Mengurangi biaya infrastruktur teknologi, dengan mengoptimalkan alokasi sumber daya, menerapkan praktik yang tepat dan efisien, serta memanfaatkan teknologi yang hemat biaya, maka organisasi dapat mengurangi keseluruhan biaya yang terkait dengan beban pada infrastruktur teknologi mereka. Hal ini dapat membebaskan sumber daya untuk inisiatif strategis lainnya dengan demikian beban keuangan dapat dialokasikan untuk melakukan optimalisasi pada sektor lainnya. hal lainnya adalah modernisasi arsitektur aplikasi yang merupakan kerangka kerja yang terdefinisi dengan baik dapat memfasilitasi modernisasi arsitektur aplikasi, memastikan bahwa sistem selalu mutakhir / update, terukur, dan selaras dengan kebutuhan proses bisnis yang terus berkembang. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengalaman pengguna, dan mengurangi risiko terhadap ketertinggalan tren.

SLA yang ditingkatkan, dengan cara ini dapat menetapkan tujuan yang selaras, metrik kinerja yang jelas, memantau kepatuhan terhadap SLA, dan menerapkan mekanisme untuk mengatasi kegagalan layanan. Hal ini dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat hubungan dengan pemangku kepentingan, dan meningkatkan reputasi organisasi.

Peningkatan kualitas, keamanan data dan keandalan data, praktik pengelolaan data yang efektif, termasuk manajemen tata kelola data, jaminan kualitas data, dan langkah-langkah keamanan data, dapat meningkatkan kualitas dan keandalan data. Hal ini dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, analisis yang lebih baik, dan wawasan yang lebih baik juga. Kerangka kerja yang kuat dapat membantu melindungi data sensitif dari akses tidak sah, pelanggaran, dan ancaman keamanan lainnya.

Pembelajaran Utama

Keterlibatan pimpinan merupakan dukungan kepemimpinan yang kuat, ini sangat penting untuk keberhasilan inisiatif. Pemimpin harus terlibat aktif dalam menetapkan tujuan (sharing goal), menyediakan sumber daya, dan mempromosikan budaya inovasi (learning organization). Mereka juga harus berkomitmen untuk menciptakan lingkungan yang mendukung yang mendorong kolaborasi, eksperimen, dan perbaikan berkelanjutan.

Pola pikir proaktif x reaktif, dimana pendekatan proaktif, yang mengantisipasi dan mengatasi tantangan sebelum tantangan tersebut muncul, lebih efektif dibandingkan pendekatan reaktif, yang melibatkan respons terhadap masalah setelah masalah tersebut terjadi. Dengan bersikap proaktif, organisasi dapat menghindari kesalahan yang sama dan merugikan, meminimalkan resiko, dan memanfaatkan peluang dari perspektif yang berbeda.

Solusi teknologi yang disesuaikan dan adaptif, solusi teknologi harus disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dan dapat beradaptasi dengan perubahan keadaan / kebutuhan secara cepat. Hal ini memerlukan perencanaan yang cermat, evaluasi, dan fleksibilitas dalam memilih dan menerapkan teknologi. Dengan menyesuaikan dan mengadaptasi solusi teknologi, organisasi dapat memaksimalkan manfaatnya, mengurangi risiko kegagalan dan menghindari biaya yang tidak perlu.

Kerangka kerja dengan menekankan pentingnya pendekatan terstruktur, perbaikan berkelanjutan, keterlibatan kepemimpinan dalam mengatasi tantangan dan mencapai hasil yang sukses dalam berbagai inisiatif. Dengan mengikuti pedoman ini, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kinerja mereka secara keseluruhan.

Penulis: Wibowo Mukti – Kepala Balai Layanan Platform Teknologi